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FUNCIONES DIRECTOR DE COMPRAS - GERENTE DE COMPRAS



Misión del jefe de compras


Antes de empezar a desgranar cuales son todas y cada una de las funciones de un jefe de compras, o al menos las más importantes, conviene entender cuál es su misión principal.

El jefe de compras tiene como misión establecer la política de compras de la organización en coordinación con el área productiva y el área financiera. Todo ello en términos de calidad, cantidad y sobre todo, precio.

Estructural más que jerárquicamente, el jefe de compras es un puesto clave dentro de una organización porque de sus decisiones se derivan y comprometen grandes desembolsos del capital de una organización, tanto a nivel de aprovisionar a la organización (en su más puro aspecto operativo de repetir una compra) como de definir y gestionar estratégicamente una compra.



Funciones del jefe de compras



Entre las funciones más importantes del jefe de compras destacan las siguientes:

Prospección, búsqueda y negociación de/con proveedores


Cualquier jefe de compras que se precie deberá tener un conocimiento exhaustivo de los proveedores que operan en su sector y mercado. Ello implica poseer y gestionar información de todo tipo respecto a dichos proveedores: catalogo de materiales y productos que puede ofertar cada uno, calidades en relación a precio, tiempos de entrega y fiabilidad de dichos tiempos, distancia geográfica a nuestra organización, nivel de saneamiento económico, e imagen dentro del sector,…esto entre otros aspectos. También es interesante que investiguen cualquier incursión de un proveedor nuevo y que no se deje influenciar por las “gangas” que muchos proveedores nuevos ofrecen a potenciales clientes para aumentar su cartera de manera rápida.



Analizar periódicamente los precios de las materias primas, componentes o materiales


Disponer de información de precios actualizados por material y producto en referencia a cada proveedor puede suponer un ahorro de tiempo y a la vez puede ayudar al área de producción y diseño a calcular el precio final de un producto que se quiera lanzar y por lo tanto, estudiar su viabilidad futura.



Control de calidad de las materias primas y componentes


Si la organización posee un departamento propio de calidad, o un departamento independiente que hace el control de las materias y productos que se adquieren, es conveniente que el jefe d compras participe o al menos disponga de los datos de los resultados de dichas pruebas.



Controlar toda la gestión documental que acompaña a cada compra


El jefe de compras deberá velar por la gestión del conocimiento de su área de control dentro de la organización. Eso no solamente implica llevar un perfecto control documental de cada compra sino también elaborar protocolos que agilicen los procesos y con ello se reduzcan costes a futuro.



Información a tiempo real del stock de la organización


En referencia a todas las materias primas y componentes comprados y que se encuentran en posesión de la misma. Aunque el área de compras no esté relacionada directamente con el control de inventario de una organización sí que es conveniente que el jefe de compras disponga de información a tiempo real del estado del almacén de materia prima.



Diseñar el área de compras


Todo jefe de compras, como responsable máximo de éste área deberá tener la potestad de diseñar la estructura de la misma. Eso conlleva no solamente elegir a los empleados más preparados para realizar las funciones requeridas en dicho departamento, sino en diseñar cada puesto de trabajo a cubrir. Para diseñar estos puestos será conveniente que se apoye en el departamento de recursos humanos.

Para terminar simplemente añadir que el jefe de compras también debe estar preparado (aunque en la actualidad existen auténticos especialistas en ello) para abordar la compra de bienes de equipo, si bien la mayoría de las organizaciones optan para realizar este tipo de compras tan importantes por apoyarse en consultoras especializadas a nivel financiero para realizar los estudios adecuados.

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Artículo de: IMF Business School



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Misión del jefe de compras


Antes de empezar a desgranar cuales son todas y cada una de las funciones de un jefe de compras, o al menos las más importantes, conviene entender cuál es su misión principal.

El jefe de compras tiene como misión establecer la política de compras de la organización en coordinación con el área productiva y el área financiera. Todo ello en términos de calidad, cantidad y sobre todo, precio.

Estructural más que jerárquicamente, el jefe de compras es un puesto clave dentro de una organización porque de sus decisiones se derivan y comprometen grandes desembolsos del capital de una organización, tanto a nivel de aprovisionar a la organización (en su más puro aspecto operativo de repetir una compra) como de definir y gestionar estratégicamente una compra.

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Funciones del jefe de compras



Entre las funciones más importantes del jefe de compras destacan las siguientes:

Prospección, búsqueda y negociación de/con proveedores


Cualquier jefe de compras que se precie deberá tener un conocimiento exhaustivo de los proveedores que operan en su sector y mercado. Ello implica poseer y gestionar información de todo tipo respecto a dichos proveedores: catalogo de materiales y productos que puede ofertar cada uno, calidades en relación a precio, tiempos de entrega y fiabilidad de dichos tiempos, distancia geográfica a nuestra organización, nivel de saneamiento económico, e imagen dentro del sector,…esto entre otros aspectos. También es interesante que investiguen cualquier incursión de un proveedor nuevo y que no se deje influenciar por las “gangas” que muchos proveedores nuevos ofrecen a potenciales clientes para aumentar su cartera de manera rápida.



Analizar periódicamente los precios de las materias primas, componentes o materiales


Disponer de información de precios actualizados por material y producto en referencia a cada proveedor puede suponer un ahorro de tiempo y a la vez puede ayudar al área de producción y diseño a calcular el precio final de un producto que se quiera lanzar y por lo tanto, estudiar su viabilidad futura.



Control de calidad de las materias primas y componentes


Si la organización posee un departamento propio de calidad, o un departamento independiente que hace el control de las materias y productos que se adquieren, es conveniente que el jefe d compras participe o al menos disponga de los datos de los resultados de dichas pruebas.



Controlar toda la gestión documental que acompaña a cada compra


El jefe de compras deberá velar por la gestión del conocimiento de su área de control dentro de la organización. Eso no solamente implica llevar un perfecto control documental de cada compra sino también elaborar protocolos que agilicen los procesos y con ello se reduzcan costes a futuro.

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Información a tiempo real del stock de la organización


En referencia a todas las materias primas y componentes comprados y que se encuentran en posesión de la misma. Aunque el área de compras no esté relacionada directamente con el control de inventario de una organización sí que es conveniente que el jefe de compras disponga de información a tiempo real del estado del almacén de materia prima.



Diseñar el área de compras


Todo jefe de compras, como responsable máximo de éste área deberá tener la potestad de diseñar la estructura de la misma. Eso conlleva no solamente elegir a los empleados más preparados para realizar las funciones requeridas en dicho departamento, sino en diseñar cada puesto de trabajo a cubrir. Para diseñar estos puestos será conveniente que se apoye en el departamento de recursos humanos.

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Para terminar simplemente añadir que el jefe de compras también debe estar preparado (aunque en la actualidad existen auténticos especialistas en ello) para abordar la compra de bienes de equipo, si bien la mayoría de las organizaciones optan para realizar este tipo de compras tan importantes por apoyarse en consultoras especializadas a nivel financiero para realizar los estudios adecuados.

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Artículo de: IMF Business School


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